Su capacidad para comunicarse de manera eficaz tendrá un impacto directo en su éxito en el trabajo. Es fundamental que sepas escribir y enviar correspondencia de forma concisa y comprensible. Una nota comercial es un documento breve que se dirige a un grupo específico de personas y se enfoca en un propósito específico. Un memorando bien escrito lo ayudará a comunicarse de manera efectiva y lograr resultados. Además de escribir correctamente, es crucial asegurarse de que su memo se entregue a las personas que necesitan leerlo con mayor urgencia. A continuación como escribir una nota.
Siempre es una buena idea escribir una nota, ya sea para enviar un agradecimiento, una disculpa o simplemente un mensaje amable. Pero, ¿cómo escribir y enviar una nota? Aquí tienes algunos consejos.
1. Hazla personal. Una nota es una forma más personal de comunicarse que un correo electrónico o un texto. Así que tómate unos minutos para pensar en lo que quieres decir y escríbelo con tus propias palabras.
2. Sé breve. Una nota no tiene por qué ser larga; de hecho, a menudo se agradece la brevedad. Basta con unas pocas frases.
3. Escríbala a mano. Una nota escrita a mano es más personal que una escrita a máquina. Si no tienes confianza en tu letra, considera la posibilidad de utilizar un bolígrafo o papelería bonita.
4. Añade un toque personal. Si envías una nota de agradecimiento, por ejemplo, puedes incluir una foto o un pequeño regalo.
5. Envíala con prontitud. Una nota es más efectiva cuando es oportuna, así que no esperes demasiado para enviarla. Enviar una nota es una forma reflexiva de comunicarse.
Siga estos sencillos consejos y se asegurará de causar una impresión positiva.
Cómo escribir y enviar una nota
Paso 1
Piense en su audiencia. Antes de comenzar a escribir su memo, considere el nivel de educación y experiencia de las personas con las que se está comunicando. También considere las necesidades de los destinatarios. Algunas personas pueden necesitar instrucciones más detalladas, pautas específicas y establecidas, mientras que otras pueden proporcionar información muy general y luego tomarán la iniciativa por su cuenta.
Paso 2
Utilice el formato de encabezado correcto. En el campo «Fecha», utilice abreviaturas estándar. En «Para», debe enumerar cada persona que recibirá la nota por su nombre. No uses apodos. Utilice el nombre y apellido y ordénelos alfabéticamente o por puesto de trabajo. Para la línea «De», use su nombre y apellido, así como el departamento donde se encuentra, si corresponde.
Paso 3
Elija una línea de asunto que sea específica e informativa. La gente suele enviar notas con temas generales y vagos. Uno específico y conciso dará a los destinatarios una idea mucho mejor de lo que trata el memo. Por ejemplo, un tema general sería «Reunión», pero uno específico podría decir «Presentación del equipo de ventas en la reunión del viernes».
Paso 4
Todo comienza con los detalles. No pierda el tiempo en charlas o información básica. La primera parte de la nota debe decir exactamente lo que necesita. Usando el ejemplo anterior, de la presentación del equipo de ventas, puede comenzar con «En la reunión del viernes, el equipo de ventas presentará una presentación de diapositivas con los importes de ingresos y cuentas por pagar del primer trimestre».
Paso 5
Escribe tu memo evitando la voz pasiva. Una nota está diseñada para compartir información y pedir ayuda, por lo que es necesario usar una voz activa. En gramática y escritura, esto significa que el sujeto de una oración está activo, con respecto a hacer o ser, en lugar de que le sucedan otras cosas. La voz activa diría: «El equipo de ventas presentará una presentación de diapositivas». Un enfoque pasivo se formularía como: «Nos gustaría que el equipo de ventas considerara una presentación de diapositivas».
Paso 6
Escribe una conclusión. No tiene por qué ser complicado, pero debe resumir los principales puntos de referencia en el mismo memorando.
Paso 7
Edita tu trabajo. Pocas cosas son tan vergonzosas como enviar un memorando de negocios y luego darte cuenta de que has dejado un error ortográfico gigante justo en el medio. Revíselo antes de enviarlo y, además de hacer correcciones, elimine las palabras innecesarias. Que sea breve.
Envía tu nota
Paso 1
Si lo envía por correo interno de la oficina, asegúrese de que cada persona a la que se envía el mensaje reciba su propia copia. Nadie debería tener que compartir uno con el hombre en el cubículo de al lado.
Paso 2
Use el correo electrónico si esa es una opción. Se debe enviar una nota por correo electrónico a todos al mismo tiempo, pero es posible que desee copiar en secreto algunos de los destinatarios. Si está enviando un correo electrónico, coloque el asunto en la línea de asunto del encabezado del correo electrónico. No utilice fuentes de colores suaves, imágenes ni ningún otro complemento de correo electrónico.
Paso 3
Haga un seguimiento después de enviar su nota. Si no se menciona una fecha límite, asegúrese de consultar con los destinatarios más adelante.
